Trợ lý điều hành cho CEO

Công việc của bạn

• Lịch làm việc, thứ tự ưu tiên và thư từ
• Quản lý lịch làm việc và các ưu tiên của CEO; phát hiện sớm xung đột lịch và đề xuất phương án thay thế.
• Sàng lọc, chuyển tiếp và theo dõi các yêu cầu và thư từ; soạn thảo các thư trả lời thông thường để xem xét.
• Phân biệt việc khẩn cấp với những việc cần lên lịch, giao cho người khác hoặc chuyển tiếp.
• Cuộc họp, biên bản và theo dõi đầu việc
• Điều phối chương trình họp, tài liệu đọc trước, phòng họp, đường link họp trực tuyến và quyền ra vào của khách.
• Lập biên bản chính xác về các quyết định, người phụ trách và thời hạn; gửi đi kịp thời.
• Duy trì bảng theo dõi đầu việc; theo dõi đến khi hoàn tất và báo cho CEO các mục quá hạn.
• Hỗ trợ các cuộc họp Hội đồng quản trị và họp lãnh đạo bảo mật (tài liệu, kiểm soát phiên bản, biên bản, hồ sơ) theo chỉ đạo của CEO và Thư ký công ty / Pháp chế.
• Bài thuyết trình, bản tóm tắt và tài liệu
• Chuẩn bị và hoàn thiện bài thuyết trình, ghi chú tóm tắt và báo cáo tóm tắt cho ban lãnh đạo.
• Hiệu đính; xác minh tên, ngày tháng, số liệu và phiên bản với người phụ trách nguồn.
• Lưu trữ hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy ngăn nắp, có kiểm soát quyền truy cập.
• Công tác, thăm viếng và hậu cần sự kiện
• Sắp xếp các chuyến công tác trong nước và quốc tế, chỗ ở và lịch trình; chuẩn bị bộ tài liệu cho chuyến đi.
• Tiếp đón khách của CEO: lịch hẹn, lễ tân, quyền ra vào và theo dõi sau buổi gặp.
• Quản lý chi phí và hóa đơn
• Chi phí: theo dõi và quản lý chi phí công tác và các chi phí khác của CEO: thu thập hóa đơn, lập đề nghị thanh toán theo chính sách, nộp cho bộ phận Tài chính đúng hạn và đối chiếu.
• Kiểm soát: báo cho CEO và bộ phận Tài chính các trường hợp ngoại lệ, chi vượt mức hoặc thiếu hóa đơn.
• Hóa đơn: xử lý hóa đơn cho các khoản chi lặt vặt của văn phòng CEO (chuyển phát, đồ ăn uống, văn phòng phẩm): kiểm tra, chuyển phê duyệt và thanh toán, và theo dõi đến khi hoàn tất.
• Phối hợp, bảo mật và xử lý tình huống phát sinh
• Làm việc với bộ phận CNTT và bộ phận cơ sở vật chất về công nghệ phục vụ cuộc họp, phòng họp và quyền ra vào.
• Bảo mật thông tin trong trao đổi, email, in ấn và lưu trữ; báo cáo lên cấp trên khi có rủi ro.
• Xử lý các tình huống cấp bách và phát sinh ngoài kế hoạch liên quan đến CEO (yêu cầu khẩn, gián đoạn, trường hợp khẩn cấp): phán đoán đúng đắn để hành động, điều phối và báo cáo lên cấp trên; đảm nhận các nhiệm vụ khác theo thỏa thuận.