Dolphin Sutures
Mittlere EbeneNeuZentralbereich

Persönliche Assistenz des CEO

Hauptverwaltung Vollzeit 2–7 Jahre Veröffentlicht am 14. Nov. 2026
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Über die Stelle

Dolphin Sutures besetzt die Position Persönliche Assistenz des CEO im Team Zentralbereich. Diese Stelle (Vollzeit) richtet sich an Bewerberinnen und Bewerber mit folgender Berufserfahrung: 2–7 Jahre.

Auf einen Blick

Abteilung
Zentralbereich
Karrierestufe
Mittlere Ebene
Standort
Hauptverwaltung
Anstellungsart
Vollzeit
Berufserfahrung
2–7 Jahre
Qualifikation
Hochschulabschluss

Ihre Aufgaben

  • Kalender, Prioritäten und Korrespondenz
  • Den Kalender und die Prioritäten des CEO verantworten; Konflikte frühzeitig erkennen und Alternativen vorschlagen.
  • Anfragen und Korrespondenz sichten, weiterleiten und nachverfolgen; Routineantworten zur Durchsicht entwerfen.
  • Dringende Angelegenheiten von solchen trennen, die terminiert, delegiert oder weitergeleitet werden.
  • Besprechungen, Protokolle und Nachverfolgung von Maßnahmen
  • Tagesordnungen, Vorabunterlagen, Räume, virtuelle Links und Besucherzugang koordinieren.
  • Genaue Protokolle zu Entscheidungen, Verantwortlichen und Fristen erstellen und zeitnah verteilen.
  • Eine Maßnahmenliste führen; bis zum Abschluss nachfassen und überfällige Punkte dem CEO melden.
  • Vorstandssitzungen und vertrauliche Sitzungen der Geschäftsleitung (Unterlagen, Versionskontrolle, Protokolle, Aufzeichnungen) nach Vorgabe des CEO und des Company Secretary / der Rechtsabteilung unterstützen.
  • Präsentationen, Briefings und Dokumentation
  • Präsentationen, Briefing-Unterlagen und Management-Zusammenfassungen erstellen und ausfeilen.
  • Korrekturlesen; Namen, Daten, Zahlen und Versionen mit der jeweils verantwortlichen Stelle abgleichen.
  • Elektronische und physische Ablagen ordentlich und mit kontrolliertem Zugriff führen.
  • Reisen, Besuche und Veranstaltungslogistik
  • Inländische und internationale Reisen, Unterkünfte und Reisepläne organisieren; Reiseunterlagen vorbereiten.
  • Besucher und Gäste des CEO betreuen: Termine, Empfang, Zugang und Nachbereitung.
  • Spesen- und Rechnungsmanagement
  • Spesen: Reise- und sonstige Ausgaben des CEO erfassen und verwalten: Belege sammeln, Abrechnungen gemäß Richtlinie erstellen, fristgerecht bei der Finanzabteilung einreichen und abstimmen.
  • Kontrolle: Ausnahmen, Budgetüberschreitungen oder fehlende Belege an den CEO und die Finanzabteilung melden.
  • Rechnungen: Rechnungen für Kleinausgaben des CEO-Büros (Kurier, Bewirtung, Büromaterial) bearbeiten: prüfen, zur Genehmigung und Zahlung weiterleiten und bis zum Abschluss verfolgen.
  • Koordination, Vertraulichkeit und Ausnahmesituationen
  • Mit IT und Facility Management bei Besprechungstechnik, Räumen und Zugängen zusammenarbeiten.
  • Vertraulichkeit in Gesprächen, E-Mails, beim Drucken und bei der Aufbewahrung wahren; Risiken eskalieren.
  • Auf Ausnahmesituationen und ungeplante Ereignisse rund um den CEO reagieren (dringende Anfragen, Störungen, Notfälle): mit gutem Urteilsvermögen handeln, koordinieren und eskalieren; weitere Aufgaben nach Absprache übernehmen.

Wichtige Schnittstellen

  • Intern: CEO; Direktoren im Rahmen ihrer Befugnisse; Geschäftsleitung; HR, Finanzen, Recht / Company Secretary, Vertrieb, Marketing, Operations, Qualität / Regulatory, IT, Verwaltung.
  • Extern: Vorstandsmitglieder und ihre Büros; Kunden und Partner nach Vorgabe; Wirtschaftsprüfer und Berater; Reise- und Veranstaltungsdienstleister; Besucher.

Ihr Profil

Qualifikationen und Erfahrung

  • Ausbildung: Bachelorabschluss bevorzugt; Betriebswirtschaft oder Büromanagement von Vorteil. Ein Zertifikat einer Sekretariatsausbildung ist sehr erwünscht.
  • Berufserfahrung: 6–10 Jahre in der Unterstützung eines CEO, Managing Director (MD) oder einer anderen Führungskraft der obersten Ebene (vorzugsweise im Unternehmensumfeld), mit nachweislicher Erfahrung im Umgang mit komplexen Kalendern, Besprechungen, Protokollen, Reisen und vertraulichen Angelegenheiten.
  • Kenntnisse: sehr gute Kenntnisse in MS Outlook, Word, Excel und PowerPoint; sicher im Umgang mit Plattformen für virtuelle Meetings, gemeinsamen Laufwerken sowie gängigen KI-Tools.
  • Sprachen: Ausgezeichnetes Englisch in Wort und Schrift; Kannada und Hindi.

Schlüsselkompetenzen

  • Integrität und Diskretion: schützt sensible Informationen zu Geschäft, Mitarbeitenden, Finanzen und Vorstand.
  • Urteilsvermögen und Reife: geht mit sensiblen Anfragen und hochrangigen Stakeholdern gelassen um.
  • Organisation und Genauigkeit: hält Kalender, Protokolle und Maßnahmenlisten korrekt.
  • Vorausschau und Eigenverantwortung: erkennt Bedarf frühzeitig und verfolgt Aufgaben bis zum Abschluss.
  • Kommunikation: klar, taktvoll und souverän gegenüber hochrangigen Stakeholdern, sicher in Wort und Schrift.
  • Gelassenheit und Zuverlässigkeit: bewältigt kurzfristige Änderungen und ungeplante Situationen, ohne an Genauigkeit oder Fassung zu verlieren.

Wünschenswert

  • Erfahrung in der Koordination von Vorstand oder Ausschüssen; Erfahrung im Gesundheitswesen, in der Medizinprodukte- oder Pharmabranche oder in einem anderen regulierten Geschäftsfeld; ausgefeilte Fähigkeiten in Präsentation und Management-Zusammenfassungen.

So wird Erfolg gemessen

  • Kalender und Reisen sind korrekt und abgestimmt, mit minimalen Störungen.
  • Spesenabrechnungen und Rechnungen für Kleinausgaben sind korrekt, regelkonform und fristgerecht bearbeitet.
  • Besprechungsunterlagen und Vorstandsvorlagen liegen rechtzeitig vor; Protokolle und Maßnahmen sind korrekt und werden zeitnah verteilt.
  • Maßnahmenlisten sind aktuell, überfällige Punkte werden nachverfolgt, und der CEO wird auf Entscheidungen oder Risiken hingewiesen.
  • Keine vermeidbaren Verletzungen der Vertraulichkeit; Unterlagen sind sicher, geordnet und auffindbar.
  • Das Büro des CEO wird von Führungskräften, Vorstandsmitgliedern und Besuchern als gut vorbereitet, reaktionsschnell und professionell wahrgenommen.

So geht es nach Ihrer Bewerbung weiter

  1. Online bewerbenSenden Sie uns Ihre Angaben und Ihren Lebenslauf. Das dauert etwa zwei Minuten.
  2. Prüfung durch HRUnser HR-Team liest jede Bewerbung für diese Stelle.
  3. VorstellungsgesprächeWenn Ihr Profil passt, kontaktieren wir Sie, um die Vorstellungsgespräche zu vereinbaren.
  4. AngebotDie ausgewählte Person erhält ein schriftliches Angebot.

Über Dolphin Sutures

Dolphin Sutures, ein Unternehmen der Futura Surgicare Pvt. Ltd., stellt chirurgisches Nahtmaterial, Netze und Wundverschlussprodukte her, die in Operationssälen in ganz Indien und im Ausland eingesetzt werden. Bei der Einstellung zählen für uns Eigenverantwortung, Klarheit und Sorgfalt.

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Referenz REQ0054