مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

ما ستقوم به

• الجدول الزمني والأولويات والمراسلات
• تولّي إدارة جدول مواعيد الرئيس التنفيذي وأولوياته؛ ورصد التعارضات مبكرًا واقتراح البدائل.
• فرز الطلبات والمراسلات وتوجيهها وتتبّعها؛ وصياغة الردود الروتينية لمراجعتها.
• فصل الأمور العاجلة عن تلك التي يمكن جدولتها أو تفويضها أو إحالتها.
• الاجتماعات والمحاضر ومتابعة الإجراءات
• تنسيق جداول الأعمال والمواد التحضيرية والقاعات وروابط الاجتماعات الافتراضية ودخول الزوار.
• إعداد محاضر دقيقة للقرارات والمسؤولين عنها والمواعيد المستحقة؛ وتعميمها فورًا.
• تحديث سجل متابعة الإجراءات؛ والمتابعة حتى الإغلاق وتنبيه الرئيس التنفيذي إلى البنود المتأخرة.
• دعم اجتماعات مجلس الإدارة واجتماعات القيادة السرية (الأوراق، وضبط الإصدارات، والمحاضر، والسجلات) وفق توجيهات الرئيس التنفيذي وأمين سر الشركة / الشؤون القانونية.
• العروض التقديمية والملخصات والتوثيق
• إعداد العروض التقديمية والمذكرات الإحاطية وملخصات الإدارة وتنقيحها.
• التدقيق اللغوي؛ والتحقق من الأسماء والتواريخ والأرقام والإصدارات مع صاحب المصدر.
• تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية مع ضبط صلاحيات الوصول إليها.
• السفر والزيارات والترتيبات اللوجستية للفعاليات
• ترتيب السفر الداخلي والدولي والإقامة وخطط الرحلات؛ وإعداد حزم السفر.
• استضافة زوار الرئيس التنفيذي وضيوفه: المواعيد، والاستقبال، وتصاريح الدخول، والمتابعة.
• إدارة النفقات والفواتير
• النفقات: تتبّع نفقات سفر الرئيس التنفيذي وغيرها وإدارتها: جمع الفواتير، وإعداد المطالبات وفق السياسة، وتقديمها إلى الإدارة المالية في الوقت المحدد، ومطابقتها.
• الرقابة: إبلاغ الرئيس التنفيذي والإدارة المالية بالاستثناءات أو تجاوز الإنفاق أو الفواتير المفقودة.
• الفواتير: معالجة فواتير النثريات الخاصة بمكتب الرئيس التنفيذي (البريد السريع، والضيافة، والقرطاسية): التحقق منها، وتوجيهها للاعتماد والدفع، وتتبّعها حتى الإغلاق.
• التنسيق والسرية والحالات الطارئة
• العمل مع فريقي تقنية المعلومات والمرافق بشأن تقنيات الاجتماعات والقاعات وصلاحيات الدخول.
• الحفاظ على السرية في المحادثات والبريد الإلكتروني والطباعة والحفظ؛ وتصعيد المخاطر.
• الاستجابة للحالات الطارئة والمواقف غير المخطط لها المتعلقة بالرئيس التنفيذي (الطلبات العاجلة، والاضطرابات، وحالات الطوارئ): استخدام حسن التقدير للتصرف والتنسيق والتصعيد؛ وتولّي مهام أخرى حسب الاتفاق.