Dolphin Sutures
Level menengahBaruKorporat

Executive Assistant untuk CEO

Kantor Pusat Penuh waktu 2–7 tahun Dipublikasikan 14 Nov 2026
Lamar sekarang

Tentang posisi ini

Dolphin Sutures membuka lowongan Executive Assistant untuk CEO untuk tim Korporat. Ini adalah posisi penuh waktu untuk kandidat dengan pengalaman 2–7 tahun.

Sekilas

Departemen
Korporat
Senioritas
Level menengah
Lokasi
Kantor Pusat
Jenis pekerjaan
Penuh waktu
Pengalaman
2–7 tahun
Kualifikasi
Lulusan S1

Tugas Anda

  • Kalender, prioritas, dan korespondensi
  • Mengelola kalender dan prioritas CEO; mendeteksi jadwal yang bentrok sejak dini dan mengusulkan alternatif.
  • Menyaring, meneruskan, dan memantau permintaan serta korespondensi; menyusun draf balasan rutin untuk ditinjau.
  • Memisahkan hal-hal mendesak dari hal-hal yang perlu dijadwalkan, didelegasikan, atau dirujuk ke pihak lain.
  • Rapat, notulen, dan pemantauan tindak lanjut
  • Mengoordinasikan agenda, bahan bacaan pra-rapat, ruangan, tautan rapat virtual, dan akses tamu.
  • Menyusun notulen yang akurat berisi keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu; mengedarkannya dengan segera.
  • Memelihara pelacak tindak lanjut; menindaklanjuti hingga tuntas dan melaporkan item yang terlambat kepada CEO.
  • Mendukung rapat Direksi (Board) dan rapat pimpinan yang bersifat rahasia (dokumen, kontrol versi, notulen, catatan) sesuai arahan CEO dan Sekretaris Perusahaan / Bagian Hukum.
  • Presentasi, ringkasan, dan dokumentasi
  • Menyiapkan dan menyempurnakan presentasi, catatan pengarahan, dan ringkasan manajemen.
  • Melakukan proofreading; memverifikasi nama, tanggal, angka, dan versi dengan pemilik sumber.
  • Menjaga arsip elektronik dan fisik tetap tertata dengan akses terkendali.
  • Perjalanan dinas, kunjungan, dan logistik acara
  • Mengatur perjalanan domestik dan internasional, akomodasi, dan rencana perjalanan; menyiapkan paket perjalanan.
  • Menyambut pengunjung dan tamu CEO: janji temu, penerimaan tamu, akses, dan tindak lanjut.
  • Pengelolaan biaya dan faktur
  • Biaya: memantau dan mengelola biaya perjalanan dinas dan biaya lain CEO: mengumpulkan tagihan, menyiapkan klaim sesuai kebijakan, menyerahkannya ke bagian Keuangan tepat waktu, dan melakukan rekonsiliasi.
  • Kontrol: melaporkan pengecualian, kelebihan pengeluaran, atau tagihan yang hilang kepada CEO dan bagian Keuangan.
  • Faktur: memproses faktur untuk keperluan kecil kantor CEO (kurir, konsumsi, alat tulis): memverifikasi, meneruskan untuk persetujuan dan pembayaran, serta memantau hingga tuntas.
  • Koordinasi, kerahasiaan, dan situasi mendesak
  • Bekerja sama dengan tim IT dan fasilitas terkait teknologi rapat, ruangan, dan akses.
  • Menjaga kerahasiaan dalam percakapan, email, pencetakan, dan penyimpanan; melakukan eskalasi atas risiko.
  • Menanggapi situasi mendesak dan tak terduga yang berkaitan dengan CEO (permintaan mendesak, gangguan, keadaan darurat): menggunakan pertimbangan yang matang untuk bertindak, berkoordinasi, dan melakukan eskalasi; menjalankan tugas lain sesuai kesepakatan.

Hubungan kerja utama

  • Internal: CEO; para Direktur sesuai kewenangan; pimpinan senior; HR, Keuangan, Hukum / Sekretaris Perusahaan, Penjualan, Pemasaran, Operasional, Kualitas / Regulasi, IT, Admin.
  • Eksternal: anggota Direksi (Board) dan kantor mereka; pelanggan dan mitra sesuai arahan; auditor dan penasihat; vendor perjalanan dan acara; pengunjung.

Yang kami cari

Kualifikasi dan pengalaman

  • Pendidikan: Diutamakan gelar sarjana (S1); latar belakang administrasi bisnis atau manajemen perkantoran menjadi nilai tambah. Sertifikasi kursus kesekretariatan sangat diharapkan.
  • Pengalaman: 6–10 tahun mendukung CEO, MD, atau eksekutif senior (diutamakan di lingkungan korporat), dengan rekam jejak terbukti dalam menangani kalender yang kompleks, rapat, notulen, perjalanan dinas, dan hal-hal yang bersifat rahasia.
  • Keterampilan: mahir MS Outlook, Word, Excel, dan PowerPoint; terbiasa dengan platform rapat virtual dan drive bersama, serta penggunaan alat AI yang umum.
  • Bahasa: Bahasa Inggris lisan dan tulisan yang sangat baik; bahasa Kannada dan Hindi.

Kompetensi utama

  • Integritas dan kebijaksanaan: melindungi informasi bisnis, karyawan, keuangan, dan Direksi yang sensitif.
  • Pertimbangan dan kedewasaan: menangani permintaan sensitif dan pemangku kepentingan senior dengan tenang.
  • Keteraturan dan ketelitian: menjaga kalender, notulen, dan pelacak tetap akurat.
  • Antisipasi dan rasa kepemilikan: melihat kebutuhan sejak dini dan menindaklanjutinya hingga tuntas.
  • Komunikasi: jelas, santun, dan percaya diri dengan pemangku kepentingan senior, dengan kefasihan lisan dan tulisan.
  • Ketenangan dan keandalan: menangani perubahan mendadak dan situasi tak terduga tanpa kehilangan ketelitian maupun ketenangan.

Nilai tambah

  • Pengalaman koordinasi Direksi atau komite; pengalaman di bidang layanan kesehatan, perangkat medis, farmasi, atau bisnis lain yang diatur regulasi; keterampilan presentasi dan penyusunan ringkasan eksekutif yang rapi.

Ukuran keberhasilan

  • Kalender dan perjalanan dinas akurat dan terkoordinasi, dengan gangguan seminimal mungkin.
  • Klaim biaya dan faktur keperluan kecil akurat, sesuai ketentuan, dan diproses tepat waktu.
  • Paket rapat dan dokumen Direksi siap tepat waktu; notulen dan tindak lanjut akurat serta segera diedarkan.
  • Pelacak tindak lanjut selalu mutakhir, item yang terlambat ditindaklanjuti, dan CEO mendapat informasi tentang keputusan atau risiko.
  • Tidak ada pelanggaran kerahasiaan yang dapat dihindari; catatan aman, tertata, dan mudah ditemukan kembali.
  • Kantor CEO dipandang siap, responsif, dan profesional oleh para pimpinan, anggota Direksi, dan pengunjung.

Apa yang terjadi setelah Anda melamar

  1. Lamar secara onlineKirimkan data diri dan CV Anda. Hanya butuh sekitar dua menit.
  2. Peninjauan HRTim HR kami membaca setiap lamaran untuk posisi ini.
  3. WawancaraJika profil Anda sesuai, kami akan menghubungi Anda untuk mengatur jadwal wawancara.
  4. PenawaranKandidat terpilih akan menerima surat penawaran tertulis.

Tentang Dolphin Sutures

Dolphin Sutures, bagian dari Futura Surgicare Pvt. Ltd., memproduksi benang bedah, mesh, dan perangkat penutupan luka yang digunakan di kamar operasi di seluruh India dan mancanegara. Kami mencari orang yang memiliki rasa kepemilikan, berpikir jernih, dan peduli.

Tentang Kami · Semua posisi terbuka

Kode referensi REQ0054